Esta seção apresenta questões relativas ao planejamento estratégico da Fundação para o Desenvolvimento da Comunidade (FDC) e mostra a elaboração de orçamentos e sistemas de administração financeira da Philippine Business for Social Progress (PBSP). Também é examinado o sistema de relatórios financeiros implantado pela Fundación Esquel Ecuador (FEE) para seus beneficiários.
- Exemplo 1: Processo de planejamento estratégico
Fundação para o Desenvolvimento da Comunidade (Moçambique) - Exemplo 2: Um pacote de planejamento financeiro
Philippine Business for Social Progress - Exemplo 3: Diretrizes financeiras e procedimentos para beneficiários
Fundación Esquel Ecuador
Por que planejar o desenvolvimento institucional?
Resumo
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Guiada por sua missão, a FDC de Moçambique criou planos estratégicos para facilitar o trabalho da fundação. Dentro do contexto do que planeja realizar (as metas econômicas e sociais que fazem parte dos seus programas), a FDC se preocupou em fazer também planos para o seu próprio desenvolvimento organizacional, de modo a poder atingir melhor os seus objetivos. Esse planejamento é um processo contínuo, que deve ser avaliado à medida que a organização se desenvolve e surgem novas necessidades na comunidade. Um plano estratégico pode ajudar a definir as necessidades da fundação em relação a captação de recursos, conhecimento especializado e mão-de-obra.
Também faz parte de um plano estratégico o desenvolvimento de um plano financeiro que permita à fundação concretizar o programa idealizado e os planos de desenvolvimento organizacional. A Philippine Business for Social Progress desenvolveu um procedimento sistemático para criar uma estrutura de orçamentos financeiros.
Quando o planejamento é necessário às fundações?
Além de realizar sessões intensivas de planejamento no momento da criação da fundação, os líderes das fundações devem reavaliar constantemente as necessidades da comunidade que atendem, as forças e fraquezas da equipe, a sustentabilidade financeira da fundação e o impacto dos programas na comunidade. As fundações podem decidir redirecionar estrategicamente seus programas, a estrutura da equipe, a estrutura da direção ou qualquer outro aspecto da organização à medida que se desenvolvem e à medida que as demandas e necessidades se modificam ou que o contexto político ou econômico em que trabalham sofre alterações. No caso da PBSP, o plano financeiro qüinqüenal é flexível e aperfeiçoado anualmente, semestralmente e trimestralmente.
Que considerações as fundações devem ter em mente ao decidirem passar por um exercício de planejamento estratégico?
Quando uma organização passa por um processo de planejamento estratégico, normalmente a equipe e os membros do conselho participam de várias sessões de discussão com durações variáveis. Algumas organizações como a FDC, cujo plano estratégico é apresentado neste capítulo, decidem contratar consultores externos para conduzir o processo e reunir a documentação final. Outras podem preferir realizar o planejamento internamente. A organização pode decidir se concentrar apenas no planejamento do programa ou no desenvolvimento institucional e não em todos os seus aspectos. Essas decisões dependem das necessidades específicas e da capacidade da equipe interna e do conselho de cada organização.
O exemplo da FDC mostra a metodologia usada nas sessões de planejamento, assim como os resultados das discussões.
Qual o propósito de se ter um sistema de administração financeira?
Como qualquer outra organização ou empresa sem fins lucrativos, uma fundação deve desenvolver um mecanismo completo para manter registros de entrada e saída de recursos. O orçamento deve refletir os custos previstos para administrar a fundação e para executar os programas. O orçamento pode ser alterado à medida que houver modificações, como no caso de um aumento inesperado dos custos ou de um sucesso excepcional na captação de recursos.
É necessário um orçamento para iniciar os esforços de captação de recursos. Os doadores também buscam e esperam das fundações transparência na prestação de contas. Uma fundação que concede financiamentos também precisa ter diretrizes padronizadas com instruções claras para relatórios que seus beneficiários possam seguir quando prestarem contas sobre o financiamento. Após vários anos de atividade, as projeções orçamentárias de uma fundação provavelmente se tornarão mais precisas.
Quem é o responsável por elaborar os orçamentos e manter o sistema financeiro?
Nos estágios iniciais do desenvolvimento de uma organização, o conselho e os funcionários precisam elaborar uma estimativa orçamentária dos custos operacionais necessários para administrá-la. O conselho também deverá definir as políticas de administração financeira, como, por exemplo, as que tratam de remuneração dos funcionários, adiantamentos para viagens, caixa de despesas e outros itens. O Administrador Financeiro ou Contador costuma assumir a responsabilidade pela manutenção dos registros diários. A FEE também criou um sistema completo de relatórios financeiros a ser adotado por seus beneficiários.
Esta seção explora a experiência de duas fundações com sistemas de administração financeira já estabelecidos. Os administradores financeiros da PBSP criaram formulários que estipulam o prazo dentro do qual cada chefe de departamento deve submeter um plano orçamentário para o próximo ano. As diretrizes para relatórios fornecidas pela FEE aos seus beneficiários também estão incluídas.