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La siguiente es una presentación realizada por Lygia Fontanella, participante del Senior Fellows Program de Synergos. |
Estas carta deben ser personalizadas, deben ser escritas una por una, con el nombre completo de la persona abordada y su cargo y, en el caso de una empresa, el nombre completo de la empresa. Certifique que la ortografía de los nombres sea la correcta, es muy desagradable recibir una carta con el nombre escrito en forma incorrecta.
1) Quién es su organización
Nombre, historia, edad, misión, área de actuación, particularidades de su trabajo, cuántos niños atiende, resultados alcanzados, etc.
2) Quién apoya a su organización
Citar a los financiadores: otras fundaciones, agencias internacionales, gobierno, personas físicas pertenecientes a la comunidad, empresas, etc.
Citar a otros socios: donadores para el patrimonio (muebles, utensilios, edificio), socios en capacitación, agencias de publicidad, etc.
3) Usted va a pedir dinero pero antes presente sus nuevos planes, explique el motivo por el cual vino:
- Con el cierre de la guardería vecina, algunos niños no están siendo atendidos .....
- Es fundamental preparar a los jóvenes para el mundo profesional moderno, por ello estamos creando una unidad de .....
- El perfeccionamiento de nuestras asistentes sociales es muy importante para brindar una mejor atención a las familias.....
- El aumento de la población del barrio .....
- Estamos buscando mayor independencia de las políticas municipales y estatales para la manutención de nuestras actividades ...
4) ¿Cuánto cuestan sus nuevos planes?
- La manutención de la organización cuesta $ 10,000,00 mensuales, actualmente garantizados por el gobierno municipal (70%), empresas (15%) y donadores esporádicos (15%). Nuestra meta es recomponer paulatinamente las fuentes hasta que el 80% de nuestros ingresos provengan de personas físicas y empresas.....
- La nueva sede con capacidad para atender 250 niños y adolescentes en período integral costará $50,000....
- Cada alumno atendido cuesta mensualmente $ 120,00 ...
5) Haga la invitación (closure)
- Queremos invitarlo a participar de este trabajo a través de la adopción financiera de 3 niños, que comenzarán a ser atendidos en la institución a partir del próximo mes ....
- Su participación en la construcción de la nueva unidad, a través de la inversión de $ 10,000 para la primera fase de la construcción, será muy bienvenida...
- La inversión mensual de un valor de $ 300 para el financiamiento de los gastos operativos será acompañada de reportes financieros enviados semestralmente ...
- Aumento de la población del barrio ...
- Buscamos más independencia de los municipios y provincias en la manutención de nuestras actividades...
6) Explicar lo que tiene que hacer la persona una vez que haya decidido hacer una contribución (mecanismo de respuesta)
- Completar el formulario anexo indicando el nÙmero de niños adoptados por donación financiera y mandar por fax al teléfono 876 5432 ...
- Llame al nÙmero 876 5432, y hable con la Srta. Magdalena, presidente, y marque una cita para visitar nuestra institución y conocer la obra...
- Envíe el formulario con los datos por fax al nÙmero 876 5432 o por correo a la dirección Calle Bella Vista 487 ... El valor de la contribución queda a su criterio.
7) ¿Que recibirá a cambio?
- Si nos permite, tendremos mucho gusto en poner su nombre en la puerta como socio fundador...
- Estamos creando un nuevo material informativo y quisiéramos incluir su nombre y su logo en la contratapa, donde también estarán los nombres de...
- Aprovechamos para invitarlo a la entrega de diplomas de la clase de 2000...también estarán presentes los miembros del consejo y demás socios. Sería un honor para nosotros si en la ocasión hiciera un pequeño discurso a los jóvenes. Extendemos la invitación a sus funcionarios y miembros de su familia...
8) Agradecimiento y despedida
En nombre de todos los funcionarios, compañeros, padres, educadores, y principalmente los niños que están siendo atendidos, agradecemos su atención...
9) Quién debe firmar la carta
- La carta debe ser firmada por la persona que ocupa el cargo más alto de la organización (no es elegante que un auxiliar firme por el presidente)
- Firma original en cada carta, no usar fotocopias.
10) Post scriptum
Si quiere llamar la atención del lector hacia algo muy importante, escriba aquí: es la segunda sección mas leída de las cartas.