Captación De Recursos (Sustentabilidad de las Organizaciones Sin Fines de Lucro)

La actividad de captar recursos consiste en planear y ejecutar las siguientes tareas:

1. Conocer la organización y creer en ella
2. Elaborar un diagnóstico financiero de la organización (diagnóstico)
3. Determinar cuánto quiere captar y en cuánto tiempo (meta & plazo)
4. Investigar, identificar y conocer al potencial donador (potencial donador)
5. Desarrollar un proyecto que sea del interés de ambos (proyecto)
6. Elaborar un material para comunicar de forma clara, lógica y sucinta (promoción)
7. Salir al campo y seguir con tenacidad las negociaciones (negociación)
8. Mantener las relaciones adquiridas (relaciones)
9. Crear un equipo de captadores de recursos (equipo)
10. Evaluar constantemente (evaluar)

1- Conozca A La Organizacion Y Crea En Ella

• Conozca y aprópiese bien de su misión, sus objetivos, su modus operandi, su cultura, etc. Es en esto que los donadores invertirán.
• Además de esto, existe un pre-requisito: desee sinceramente captar. La captación de recursos es esencial para el crecimiento y desarrollo de la organización.

2- Diagnóstico
EvalÙe la situación actual y trace un presupuesto: cuánto cuesta mes a mes, cuáles son los ingresos con los que podrá contar, cuáles las posibles fuentes de recursos adicionales, etc.

En los gastos generales incluya la inversión en la ejecución de la actividad de captación de recursos:

• Equipo (salario, beneficios y ayuda de costo)
• Infraestructura (fax, computadora, impresora, muebles, teléfono, etc)
• Materiales (fotocopiadora, folletos, correo, diarios, envío de facturas, etc)
• Otros (cursos, seminarios, etc)

La conclusión de este diagnóstico requiere un gran esfuerzo de gerenciamiento. Enfréntelo!

3- Meta & Plazo
La captación de recursos es una lucha eterna. Para disminuir la tensión, se recomienda fijar una meta clara y posible dentro de un plazo determinado.

• ¿Qué es lo que quiere financiar (gastos operativos, patrimonio, proyectos, etc)?
• ¿Cuánto es necesario?
• ¿Cuánto tiempo existe?
• Decida las prioridades
• Elabore un cronograma de actividades (cuáles son las etapas para la ejecución de las principales tareas)

Fije las fechas prudentemente

• Deben ser cortas para hacer que el equipo trabaje
• Deben ser largas para que la meta sea alcanzada
• Puede ser de una semana, 10 meses o 3 años

Al final, Usted podrá decir que precisa $50,000 para construir la nueva cocina en 2 años, $10,000 para desarrollar un proyecto de capacitación profesional de adolescentes, $120,00 por mes para abrir un espacio más por niño.

4- Donador Potencial

Es el grupo dentro de la comunidad que tiene potencial para invertir en la causa a través de su organización. Pueden ser: individuos, empresas, fundaciones nacionales, gobierno, fuentes extranjeras, asociaciones para la prestación de servicios, etc. que serán parte de los ingresos de la organización.

Es saludable que los ingresos estén divididos en diferentes fuentes (no ponga todos los huevos dentro de la misma canasta), conocer el comportamiento de cada una de ellas y definir lo que va a pedir, a quién y cuánto.

Vamos a explorar el potencial de las empresas y de los individuos por los siguientes motivos:

• Para no depender exclusivamente de recursos internacionales y gubernamentales
• Para desarrollar la capacidad de crear la contrapartida de inversiones locales exigida en muchas negociaciones con agencias financiadoras
• Para movilizar a la comunidad en pro del desarrollo de acciones de desarrollo social

Quién es el inversor potencial

Sugerencia: * Comience por aquellos que están más próximos. Tal vez usted no los conozca, pero ellos sí conozcan a su organización y aÙn no hayan invertido porque no fueron invitados y porque no conocen las formas en que pueden contribuir.

El comportamiento del potencial donador

Individuos
(reaccionan mejor frente a apelaciones emocionales)

• Tienen buena voluntad
• No están especializados en el asunto
• Consideran razonable la solución propuesta
• Confían personalmente en Usted
• No tienen tiempo ni voluntad de hacer un análisis más profundo
• Tienen estima
• Tienen convicción personal

Empresas
(reaccionan mejor frente a apelaciones racionales)

• AÙn así, la relación personal es fundamental (a veces, hablar con la empresa es lo mismo que hablar con el propietario o con el principal ejecutivo)
• Estudian la propuesta más a fondo
• Tienen intereses: publicidad, crear y ampliar el mercado para sus proyectos, razones positivas (mejorar la calidad de vida de los niños) y negativas (limpiar las calles de posibles delincuentes)
• Tienen compromiso, talento, creatividad, tiempo y dinero para ser puestos a disposición de la comunidad

  Sugerencias:

  • Descubra el motivo que los lleva a invertir, y haga su discurso y conduzca su negociación de acuerdo con esta expectativa
  • Los funcionarios/colaboradores de su organización deben estar al tanto de la negociaciones, pueden tener algÙn amigo dentro de la empresa, lo que puede generar mayor confianza

  5- Proyecto
  El proyecto es:

  • La causa
  • La organización es su misión
  • El trabajo realizado
  • El proceso de trabajo
  • Lo que realizará con los recursos donados
  • El servicio prestado
  • El resultado alcanzado
  • Lo que genera la satisfacción del donador

  No espere tratamiento diferenciado sólo porque es generoso El potencial donador espera que su organización "entregue" el proyecto que "compró", lo que también deberá ser el objetivo de la organización. Haga que su proyecto:

  Satisfaga su razón (proporcione resultados concretos)

  • NÙmero de personas beneficiadas
  • Beneficio fiscal
  • Historias que demuestren el éxito
  • Indices en la comunidad
  • Transparencia en las cuentas

  Satisfaga su emoción (por la causa)

  • La solución a un problema que percibe y siente (paz familiar, dignidad para la mujer, oportunidades para los niños, tratamientos especializados, profesionalización de adolescentes)
  • Ejercicio de la ciudadanía
  • Confianza y credibilidad

  Sugerencias:

  • Haga muy bien su trabajo (con competencia, honestidad, profesionalismo y eficiencia)
  • Muestre el éxito
  • Las dudas y los problemas no estimulan al potencial donador. El éxito sí.
  • El éxito genera confianza.
  • El éxito no es su discurso ni su buena voluntad.
  • El éxito es su trabajo, sus resultados y sus beneficiarios.

  6- Promocion
  No basta desarrollar un excelente trabajo para que haya una fila de donadores en nuestra puerta. Traerlos hasta nuestra puerta es una tarea de promoción que debe comunicar la existencia del problema (causa), de la organización (que propone una solución) y de su valor, en forma adecuada y entendible para cada tipo de potencial donador, utilizando los medios de comunicación más adecuados para alcanzarlos.

  Por ejemplo, aquella publicación de tapas duras sobre los procedimientos pedagógicos de su organización para niños de 3 a 5 años no es adecuada para invitar al propietario del supermercado del barrio a invertir en la reforma del ala de recreación.

  Para hacer una buena tarea de promoción es preciso:

  • Conocer las características del pÙblico que se pretende alcanzar (con quién quiero hablar)
  • Desarrollar la mensaje (lo que voy a decir, sobre qué puntos pondré mayor énfasis)
  • Definir un instrumento de comunicación (cómo voy a hablar)

  Algunos instrumentos de comunicación para captar recursos

  EvalÙe la relación costo/beneficio antes de implementar cualquiera de estos instrumentos.

  • Correspondencia directa *
  • Tome Uno (Take One)
  • Registro
  • Material en periódicos con cupones para participación
  • Fax
  • Llamadas telefónicas
  • Evento
  • Indicación (miembro consigue a otro miembro)
  • Matching Gift (por ejemplo: la empresa duplica la donación hecha por sus funcionarios)

  * Experiencia de retorno: correspondencia directa, 0,2% y registro 0,06%.

  Los primeros instrumentos de comunicación deben ser:

  1. Folleto general de presentación de la organización. Incluir nombres de los consejeros y directores, inversores destacados (aÙn cuando todos lo sean), fotos, etc. Todo lo que pueda impresionar y transmitir confianza.
  2. Una carta-propuesta personalizada para cada inversor, hablando sobre su proyecto, su objetivo, su meta financiera y lo que ya fue alcanzado. Destaque su trabajo y sus beneficiarios y solicite la inversión.
  3. Ficha o cupón: es el documento que comprueba el compromiso asumido por el financiador. Contiene nombre, dirección, teléfono, valor, modalidad, etc.
  4. Carta de agradecimiento por la inversión: debe ser personalizada y debe reafirmar el compromiso de ambas partes a fin de que no queden dudas.
      
     Importante! Envíe la carta de agradecimiento para los "si" y para los "no". Envíela cuando comienza la inversión (bienvenida) y cuando finaliza (despedida).
  5. Otros: recibo de donación, factura de cobro, fotos, autoadhesivos, diploma, carpeta/book, recortes, etc

  7- Negociacion
  La principal forma de negociación es a través de una entrevista personal.

  El recaudador de recursos es un profesional, no un mendigo. Debe estar preparado para responder muchas preguntas (cuando hay preguntas, qué bueno, la persona esta interesada!), conoce el proyecto profundamente, está actualizado, escucha lo que dicen los miembros de la organización, estudia los reportes y artículos pertinentes en los periódicos, colecciona fotos, etc. Hablar con el recaudador de recursos debe ser tan enriquecedor (y más fácil) que leer un texto sobre el tema.

   

  Los pasos de la negociación

  1) Prospección y calificación

  • Hacer una lista de potenciales donadores
  • Fuentes: periódicos, revistas, indicaciones de vecinos, amigos, propagandas, etc.

  2) Antes de hacer el primer contacto:

  • Buscar información y aprender lo máximo posible sobre el donador potencial antes de hacer el primer contacto.
  • Cuestiones éticas que hay que considerar con respecto a la empresa/individuo:
  • ¿Hay parientes o amigos en la empresa?
  • ¿El recaudador conoce consejeros o funcionarios en la empresa?
  • Saber qué decir y cuánto decir.
  • Muy importante: saber con quien hablar.

  3) Cómo abordar

  • Tenga como objetivo atraer la atención del donador potencial.
  • El recaudador tiene que lograr capturar la atención del donador potencial sobre lo que está siendo dicho.
  • Hable de forma de llamar la atención, capture la atención de la persona con quien está hablando, sea apreciativo y evite las palabras vacías.

  4) Presentación y demostraciones

  • Informar y seducir al donador potencial con su proyecto.
  • Transmitir las características del proyecto de forma espontánea; esta presentación no debe ser enlatada, el texto no puede ser estandarizado. Lo ideal es conversar, hacer preguntas, escuchar lo que dice el donador potencial y descubrir sus preocupaciones, lo que le interesa sobre el proyecto y darle respuestas a lo que le preocupa.

  5) Manejar reacciones y objeciones

  • Sí significa sí. No es tal vez.
  • Esta etapa ocurre simultáneamente a la presentación y demostración (etapa anterior).
  • Haga que su interlocutor hable, así Usted conocerá sus dudas y preocupaciones.
  • Es importante anticipar las objeciones de antemano, para poder enfrentarlas mejor. Responder demostrando las características de su proyecto.
  • Cuando un donante potencial tiene una objeción, en realidad está queriendo ser convencido de lo contrario.
  • Presente buenos motivos para que el potencial donador no se preocupe más.
  • AyÙdelo a tomar la decisión.

  6) Cerrar el trato

  • En este momento hay que conseguir un compromiso del donador. Es la parte más crítica. Los que no consiguen cerrar el trato pierden el negocio.
  • Es el arte de saber hacer preguntas que no sean del tipo "¿cuánto va donar?". Hay que formular preguntas que requieran respuestas que reflejen una decisión positiva, por ejemplo, ¿Cómo le gustaría que su logomarca aparezca en nuestro material? ¿Cómo ponemos su nombre en la placa del edificio, prefiere su nombre completo o se puede abreviar? ¿Qué persona del departamento de marketing recomienda para que analice el proyecto? ¿Prefiere que le envíe la propuesta de asociación revisada por fax o por correo?
  • Si responde de forma afirmativa a estas preguntas quiere decir que hará la donación!

  Algunas sugerencias

  • Marque una cita por teléfono
  • Avise el motivo de la cita
  • Evite decir que el motivo es una donación
  • Es preferible decir que es sobre un proyecto que le va interesar
  • Esté preparado para dar más detalles
  • No use la palabra "dinero", diga apoyo, inversión, financiamiento
  • No se atrase, venga bien vestido, etc.
  • No se intimide con el ambiente de lujo de la oficina (la persona entiende muy bien de sus negocios y lo hace muy bien. Usted, también)
  • Durante la reunión, hable primero del proyecto y del beneficiario.
  • Diga que se espera que pueda hacer una donación de " x", tal vez más o menos.
  • No hable tímidamente.
  • No diga que "creemos que usted nos puede dar xxx", sería poco delicado.
  • Quédese callado hasta que él rompa el silencio.
  • El que habla primero, pierde.
  • Si el donador dice que sí, continÙe: "¿durante tres años?"
  • Concretice la donación: ¿qué nombre pongo en el recibo? (Si el donador hace un cheque, que ponga el nombre de la organización; si hace la donación en el acto, haga un recibo inmediatamente.)
  • Una vez hecha la negociación, cambie de tema, evite hablar del proyecto, para no mencionar algo que puede hacerlo cambiar de idea.
  • No hable más sobre la donación, ya que puede ser interpretado (y no deja de ser) como una señal de inseguridad
  • Conteste las objeciones amablemente, con confianza.
  • Nunca se oponga directamente a los planes y teorías del donador. Sea amable, maneje las situaciones.
  • Practique haciendo simulaciones de conversaciones telefónicas y entrevistas.
  • Capacítese, capacítese, capacítese!

  Hay que trabajar arduamente. Una negociación puede durar meses.

  8- Relacionamiento
  Es muy importante no olvidarse del donador una vez que haya hecho su donación. Ahora forma parte de su organización, es un socio, alguien que también tiene interés en la organización.

  • Acompañe la satisfacción del cliente, para garantizar la continuidad de la relación.
  • A esta altura, ya será bastante receptivo a propuestas para aumentar su donación, participación inversión.

  PreocÙpese con la satisfacción del donador

  • Cumpla con sus compromisos, de esta forma estará retribuyendo el respeto y confianza que el donador ha depositado en la organización.
  • Si paso algo que no estaba en los planes, busque entender los motivos y ofrezca explicaciones válidas y verdaderas. Trabaje por la causa.
  • Agradezca la donación con una carta personal firmada por el presidente (para los"sí" y para los "no"!)
  • Demuestre su reconocimiento pÙblicamente (una placa en el edificio, un anuncio en el periódico, un premio, una cena, una conferencia, un diploma especial, etc.)
  • No desprecie donaciones pequeñas. (Primero hay que conquistar y conseguir un compromiso, después se podrá pedir más. )
  • Hacer rendimiento de cuentas (presentar resultados y evaluaciones al final de cada año o al completarse un proyecto)
  • Estar consciente de aranceles, impuestos, deducciones (conozca la legislación)
  • Invite al donador a una visita especial a la institución.
  • Incluya el nombre del donador en el panfleto institucional de la organización.
  • Haga una evaluación de la contribución (esto proporciona satisfacción a los que han hecho la inversión.)
  • Divulgue la donación a los funcionarios de la empresa que la han hecho, invítelos a realizar visitas, confraternizaciones (esto motiva a los empleados, les hace sentir orgullo de trabajar en la empresa; segÙn una investigación hecha en los Estados Unidos, 68% de los jovenes americanos optan por trabajar en empresas que tienen alguna actuación social)
  • Haga que se sientan orgullosos de participar del éxito de la organización
  • La inversión social agrega valor a la imagen de la empresa y del proyecto (76% de los consumidores norteamericanos prefieren marcas y proyectos involucrados en algÙn tipo de acción social)
  • Proporcione un sentimiento de inmortalidad, de haber dejado una obra
  • Cree una simpatía, casi un amor
  • Es una interacción transformadora para ambos
  • Manténgalo informado e involucrado: carta, periódico, planes, relatorios, inauguraciones, fiestas, eventos, graduaciones, etc.

  Cobro
  Ayude a que sus donadores recuerden hacer sus donaciones puntualmente y cumplan los plazos. Procure facilitarlo, enviando sobres en los cuales ya aparece la dirección, comprobante de depósito ya completo, débito automático en cuenta corriente o tarjeta de crédito. Lo mejor es llamar por teléfono unos días antes para confirmar la fecha del pago.

  9- Equipo

  • Tenga una idea clara de quién está a cargo. Designe responsabilidades y determine quien ejecutará cada tarea, establezca metas individuales y para el grupo, elabore el cronograma de actividades, mantenga a los profesionales actualizados e involucrados.
  • Es fundamental contar con un grupo que trabaje exclusivamente en la captación de recursos
  • El perfil es el de un profesional de marketing y ventas
  • Debe amar la causa y a la organización
  • Debe haber comprado el proyecto
  • Su tarea será la de planear y ejecutar las actividades para el cumplimiento de las metas en los plazos determinados
  • Debe evaluar constantemente los resultados obtenidos y adecuar el curso a seguir, en caso de que esto sea necesario
  • Debe elaborar nuevos planes o nuevos proyectos para la nueva etapa
  Además de esto: producir el folleto y las cartas, hacer listas, telefonear, visitar, negociar, agradecer, cobrar, etc.

  Un equipo con voluntarios
  El equipo puede estar compuesto por voluntarios exclusivos para esta tarea y, preferentemente, con los cuales el potencial donador se sienta a gusto (por causa de edad, sexo o profesión, por ejemplo). Es mejor todavía si son amigos. La sinceridad de los voluntarios impresiona muy bien.

  Reconocimiento del equipo

  • Reconocer buenos resultados con palabras, fiestas, gestos de agradecimiento y reconocimiento
  • Este equipo debe estar siempre motivado
  • Es antiético pagar comisión (porcentual sobre los recursos recaudados)

  10- Evaluacion
  La evaluación es un proceso ininterrumpido, ajusta la dirección, revalÙa las metas y plazos, constata las buenas experiencias, aquellas que dan buenos resultados y poseen la mejor relación costo/beneficio, clarifica los elementos positivos, las informaciones adicionales necesarias, los ajustes que se deben hacerse, las características y beneficios a promover, etc. Es el punto final y el punto de partida de todo planeamiento, incluso el de captación de recursos.

  Ejercicios

  1. Hacer metas de recaudación (hacer un diagnóstico teniendo en cuenta los costos y los ingresos que están garantizados)
  2. Determine plazos
  3. Separe sus necesidades en términos de proyectos, actividades, programas, etc.
  4. Componga una carta-propuesta (1 página para la carta de presentación y 1 página con la descripción de la propuesta