Estabelecendo os Procedimentos de Administração de Doações

Esta seção explora modos de analisar propostas de doações e de administrar, monitorar e avaliar doações. Ela analisa a importância de assegurar imparcialidade, transparência e eficiência.

Exemplo 1: Um ciclo de doação completo
Equal Opportunity Foundation (África do Sua)
Exemplo 2: Recomendações para o conselho, cartas de aceitação ou rejeição
Children and Youth Foundation of the Philippines
Exemplo 3: Diretrizes para relatório do beneficiário
VITAE (Brasil)
Exemplo 4: Um sistema padronizado de avaliação e monitoramento de projetos
Foundation for the Philippine Environment

Por que estabelecer procedimentos de administração de doações?

Resumo

Estabelecer claramente os procedimentos de administração de doações ajuda a garantir o bom funcionamento do programa de doações. Várias fundações experientes desenvolveram manuais de administração de doações. Esses manuais abrangem todos os elementos, incluindo procedimentos para análise de propostas, para respostas aos candidatos, exigências do relatório de doação, monitoramento e avaliação de doações. Eles são um guia valioso para os funcionários que já trabalham para a fundação e para futuros funcionários.
O processo de seleção de doações deve fornecer aos tomadores de decisão (Presidente e/ou Conselho) informações suficientes para que eles possam fazêlo. Ao analisar propostas de doação, os funcionários da fundação geralmente avaliam as metas, os objetivos e a metodologia do programa/projeto proposto, além da capacidade técnica e humana, dos recursos da organização e das perspectivas de sustentabilidade. Ter contato direto com as instituições e indivíduos é uma vantagem. Eles então preparam uma recomendação para apoiar ou rejeitar a solicitação de doação. Em alguns casos, a recomendação para apoiar ou não pode depender de informações adicionais. Quando estiverem sendo apre-sentadas doações em uma nova área de programa, é interessante que gerente do progra-ma em questão esteja presente à reunião do conselho para responder a perguntas.
A avaliação das doações deve envolver funcionários da organização beneficiária/parceira e conter recomendações para fortalecer a organização e/ou o programa. A avaliação deve identificar as realizações do projeto, os problemas encontrados e as soluções recomen-dadas para esses problemas. Se houver uma alto grau de envolvimento dos funcionários da organização beneficiária no processo de avaliação, é mais provável que ela se com-prometa a seguir as etapas necessárias à implementação das recomendações propostas.
Não há soluções fáceis para a tarefa de avaliar uma doação. Os funcionários da fundação precisam enfrentar o desafio de desenvolver indicadores de qualidade para avaliar pro-gramas nos campos que se mostraram de difícil avaliação no passado, como programas de educação informal, educação para a saÙde e programas para crianças e jovens. Esses desafios devem ser mais amplamente compartilhados com a comunidade da fundação.

Esta seção analisa como quatro fundações enfrentaram o desafio de obter imparcialidade, objetividade e eficiência em seus procedimentos de doação. O estabelecimento de políticas e procedimentos claros para a aplicação de seus recursos ajudaram-nas a construir sua reputação de instituições abertas e honestas. Elas observaram que o estabelecimento de procedimentos padrão ajuda na comunicação essencial com candidatos a doações e beneficiários.

Essas fundações estabeleceram sistemas para acompanhar solicitações de doações, aprovar propostas, desembolsar fundos, monitorar doações e avaliar resultados. Combinados a uma equipe de profissionais que tenham a experiência e as habilidades necessárias para administrar os programas de doação, esses procedimentos podem aumentar o impacto das doações, ajudando a fundação a identificar as melhores doações possíveis e a avaliar o impacto que elas estão causando.

Processo de análise de propostas

As equipes das quatro fundações citadas nesta seção são responsáveis por examinar as propostas, às vezes com a ajuda de consultores externos. Elas preparam recomendações para doações que devem ser levadas em consideração pelo conselho. Em alguns casos, como o da Equal Opportunity Foundation (EOF), essa análise é precedida de uma etapa na qual o Gerente do Programa prepara uma recomendação detalhada para ser apresentada ao Diretor Executivo.

É prática comum entre as fundações citadas nesta seção a apresentação de recomendações de aprovação de doações ao conselho ou a subcomitês do conselho. Alguns conselhos delegam à equipe a responsabilidade de aprovar todas as doações ou doações específicas, ou seja, abaixo de uma certa quantia. Essa prática não é comum quando a fundação ainda está consolidando sua equipe, já que os membros do conselho, como curadores dos bens da fundação, são legalmente responsáveis por todas as ações executadas por ela.

Em algumas fundações, o conselho elege um comitê de programas ou um subcomitê de doações que fica responsável por analisar as propostas encaminhadas pela equipe e apresentar recomendações para a aprovação final por todo o conselho. As recomendações podem variar, mas geralmente contêm resumos concisos das propostas, com uma recomendação favorável ao apoio (ou não). As recomendações de apoio a propostas que a equipe considera como complementares no cumprimento de um objetivo específico da fundação são às vezes apresentadas juntas, em um pacote para aprovação. As recomendações de doação ao conselho são geralmente acompanhadas de uma declaração que indica como a doação contribuirá para alcançar os objetivos da fundação em uma área de programa específica. Elas também indicam metas e objetivos específicos a serem alcançados durante o período da doação, métodos para avaliar os resultados e possíveis obstáculos e desafios que podem alterar os resultados. Elas também podem indicar se e sob que circunstâncias um financiamento suplementar será considerado.

Monitoramento e Avaliação

Esta seção examina brevemente os métodos de monitoramento e avaliação de doações empregadas por duas fundações: Equal Opportunity Foundation e VITAE. Esses exemplos mostram que é importante ter metas claras e alcançáveis para as atividades apoiadas, para que o progresso possa ser medido. Essas fundações adotaram sistemas que buscam ajudar a organização beneficiária a desenvolver sua própria capacidade e seus próprios mecanismos de monitoramento e avaliação, inclusive fornecendo formulários padronizados. Esse sistema de avaliação e monitoramento participatório assegura que o parceiro seja beneficiado diretamente pelo processo e possa usar os resultados para aprimorar o planejamento do projeto.

Um procedimento comum adotado pelas fundações é solicitar aos beneficiários relatórios regulares de progresso. Eles podem ser trimestrais, semestrais ou anuais. As fundações geralmente estabelecem diretrizes claras sobre os procedimentos para os relatórios. Algumas fornecem um formulário a ser preenchido. Um exemplo são as diretrizes para relatórios da VITAE. Os resultados dessas avaliações são relevantes para futuras decisões relativas à renovação de doações.

Normalmente a equipe da fundação não apresenta avaliações de doações individuais ao Conselho, mas na EOF um subcomitê de avaliação analisa todas as avaliações. O procedimento mais comum é a equipe analisar um conjunto de doações em um programa específico e apresentar os resultados ao Conselho.